F a r m a ci a H o s p i ta l a r i a 2020 Maria Josep Cabañas y Maria Queralt Gorgas l Vol. 44 l Supl 1 l 53 - 56 l 53 Farmacia HOSPITALARIA Órgano oficial de expresión científica de la Sociedad Española de Farmacia Hospitalaria ARTÍCULO ESPECIAL Autor para correspondencia Artículo bilingüe inglés/español Maria Josep Cabañas Paseo Vall Hebron, 119-129 El servicio de farmacia frente a la logística 08035 Barcelona, España. de dispensación, almacenamiento y conservación Correo electrónico: segura de medicamentos en unidades asistenciales mjcabana@vhebron.net The pharmacy service facing the logistics of safely dispensing, storing and preserving drugs in healthcare units Maria Josep Cabañas, Maria Queralt Gorgas Servicio de Farmacia, Hospital Universitario Vall d’Hebron, Barcelona. España. DOI: 10.7399/fh.11495 Cómo citar este trabajo Cabañas MJ, Gorgas MQ. El servicio de farmacia frente a la logística de dispensación, almacenamiento y conservación segura de medicamentos en unidades asistenciales. Farm Hosp. 2020;44(Supl 1):S53-6. Resumen Abstract Ante la pandemia por SARS-CoV-2, los servicios de farmacia de los hos- In response to the SARS-CoV-2 pandemic, the Hospital Pharmacy Servi- pitales se han adaptado rápidamente para dar respuesta a una situación ces have quickly adapted to respond to a critical situation characterized by muy grave caracterizada por el ingreso constante y continuo de pacientes the constant and continuous admission of patients with severe pneumonia con neumonía que necesitaban tratamiento, siendo necesaria una transfor- who needed treatment, requiring a transformation of the hospital in order to mación del hospital para poder aumentar el número de camas de hospita- increase the number of hospital and critical beds. Moreover, other out-of- lización y de críticos que se requerían. Asimismo, otros dispositivos extra­ hospital spaces have been transformed into hospitalization units to absorb hospitalarios se han transformado en unidades de hospitalización para the large number of patients that had to be treated and isolated. absorber el elevado número de pacientes que debían tratarse y aislarse. To guarantee the distribution of medicines and the quality of the phar- Para garantizar la distribución de los medicamentos y la calidad de la aten- maceutical care, drug distribution systems, such as unit dose and automa- ción farmacéutica, los sistemas de distribución de fármacos, como la unidosis ted dispensing systems, have undergone transformations. Standard stocks y los sistemas automatizados de dispensación, han sufrido a su vez transforma- were assigned for COVID units, and different dispensing circuits to avoid ciones. Se diseñaron stocks estándar para las plantas COVID, y circuitos de dis- the risk of cross-contamination between COVID and non-COVID units were pensación diferentes para evitar el riesgo de contaminación cruzada entre plan- created, as well as disinfection protocols for medication transport systems tas COVID y no-COVID, así como protocolos de desinfección de los sistemas and medication return protocols. All this without forgetting COVID treatment de transporte de medicación y protocolos de gestión de las devoluciones de protocol’s changes that were affected by the availability of the drugs. medicación. Todo esto sin olvidar los cambios en los protocolos de tratamiento The increase in the number of beds in out-of-hospital spaces, such de la COVID que se vieron afectados por la disponibilidad de los fármacos. as field hospitals, hotels, socio-medical centers and nursing homes, has El incremento del número de camas en dispositivos extrahospitalarios, challenged Pharmacy Services, since new medication dispensing and como hospitales de campaña, hoteles, centros sociosanitarios y residencias conciliation circuits have been created forcing the increase of pharmacy geriátricas, ha sido un reto para los servicios de farmacia, ya que se han staff’s presence and modifying work shifts, to afford all the new tasks tenido que crear nuevos circuitos de dispensación y de conciliación de la successfully. PALABRAS CLAVE Servicio de Farmacia Hospitalaria; Coronavirus; SARS-CoV-2; Pandemia; Distribución de medicamentos; Intervención durante crisis. KEYWORDS Hospital pharmacy service; Coronavirus; SARS-CoV-2; Los artículos publicados en esta revista se distribuyen con la licencia Articles published in this journal are licensed with a Pandemic; Hospital drug distribution systems; Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.0 International License. http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/4.0/ Crisis intervention. La revista Farmacia no cobra tasas por el envío de trabajos, ni tampoco por la publicación de sus artículos. 012_El farmacéutico frente a la logística de dispensación_ESP.indd 53 15/6/20 11:04 F a r m a ci a H o s p i ta l a r i a 2020 54 l Vol. 44 l Supl 1 l 53 - 56 l Maria Josep Cabañas y Maria Queralt Gorgas medicación, obligando a reforzar la plantilla del servicio de farmacia y Development of contingency plans for the different Pharmacy Service modificar los turnos de trabajo, estableciendo guardias presenciales para activities and providing fluent communication channels are key elements for poder llevar a cabo todas las nuevas tareas con éxito. crisis situations or health emergencies such as the current pandemic. La elaboración de planes de contingencia de las diferentes actividades del servicio de farmacia y el establecimiento de canales de comunicación fluidos son elementos clave para situaciones de crisis o emergencias sanitarias como la actual. Introducción: problemática y objetivo Se diseñó un stock estándar de medicación para las plantas de hospita- lización COVID, que sólo variaba en cantidad según el número de camas La pandemia por SARS-CoV-2 ha enfrentado al sistema sanitario a una que debía cubrir. Se adecuó la medicación del SAD a este nuevo stock. crisis sin precedentes y ha conducido a los hospitales a una reconversión En algunos casos, debido al gran volumen de medicación necesaria se muy rápida para dar respuesta a una situación aguda y muy grave. requería habilitar un espacio externo al SAD. Los hospitales han adaptado todas las estructuras para la admisión masiva de pacientes con neumonía por SARS-CoV-2, transformando plantas Unidades de hospitalización no-COVID de hospitalización, unidades de cuidados intensivos (UCIs) e incrementan- El sistema de dosis unitaria para las plantas no-COVID obligó a destinar do el número de camas con una rapidez extrema. Para ello, han creado un espacio diferenciado del SF para la preparación de la medicación sin nuevos espacios de hospitalización y de críticos en lugares donde había que ésta hubiera entrado en otro circuito, es decir, provenía directamente otras estructuras asistenciales, incluyendo espacios extrahospitalarios como del almacén, se preparaba de manera individualizada en bolsas identifi- pabellones deportivos, recintos feriales, hoteles, etc., aumentando notable- cadas para cada paciente y se distribuía sin carro de transporte con un mente su capacidad asistencial y su actividad1. cajetín desechable, para evitar situaciones que pudieran ser responsables Los servicios de farmacia (SF) han debido adaptarse a la nueva si- de una contaminación cruzada. tuación, extremadamente exigente, a una velocidad vertiginosa para dar respuesta a las nuevas demandas y con unos objetivos concretos: Unidades de cuidados intensivos –– Garantizar la distribución de medicamentos, para que cada paciente reci- En las UCIs, la necesidad de gran cantidad de medicación para biera la medicación correcta en la forma correcta y en el tiempo correcto. s­ edo­anal­gesia condujo a una nueva distribución de los espacios del SAD –– Mantener la calidad de la atención farmacéutica, tanto de los pacientes y a un continuo cambio de las referencias que contenía, derivado de la ingresados como de los ambulatorios. variedad de presentaciones disponibles consecuencia del desabasteci- –– Garantizar el stock de medicación para dar respuesta a todas las nece­ miento de medicamentos. sidades. En las UCIs también se definió un stock estándar que era válido tanto –– Asegurar la calidad de la medicación dispensada. para las UCI con SAD como para aquéllas de nueva creación que no disponían de SAD. Un problema añadido, tanto en las UCIs como en las plantas de hospi- Estrategia desarrollada para la dispensación talización, fue el cambio de especialidades farmacéuticas por desabasteci- intrahospitalaria de medicamentos mientos, que hizo necesario adaptar constantemente las bibliotecas de las bombas inteligentes a las nuevas presentaciones. Asimismo, los protocolos Distribución de áreas de trabajo tuvieron que modificarse según la nueva evidencia aparecida y la disponi- Un hecho relevante desde el primer momento fue la sectorización de bilidad de fármacos existente. Todo ello, con el objetivo de estandarizar los las áreas de trabajo en el SF, es decir, la separación de los espacios para procedimientos de trabajo y reducir a la mínima expresión el riesgo de error. tratar de manera diferenciada la dispensación de la medicación de las Hospitales de campaña unidades asistenciales COVID de las no-COVID. La necesidad de espacio para ingresar a pacientes COVID ha hecho Otra característica fue la reconversión de las diferentes unidades asis- que las autoridades sanitarias y las direcciones de los hospitales adecua- tenciales (plantas de hospitalización y unidades de críticos) en unidades ran espacios destinados a otras actividades sociales, y de esta manera asistenciales para enfermos COVID que obligó a la creación de nuevos muchos pabellones deportivos o recintos feriales se han transformado en circuitos de dispensación del SF2. un corto periodo de tiempo en una extensión del hospital, con todos los equipamientos necesarios para dar una asistencia de igual calidad que Dispensación de medicamentos la del hospital. En este sentido, los SF hemos tenido que diseñar stocks de La actividad relacionada con la dispensación de medicamentos se in- medicación y soluciones de gran volumen, carros de paros y dispensación crementó un 40% debido a la apertura de nuevas camas de hospitaliza- en unidosis para hacer frente a estas nuevas necesidades. ción y de críticos. En nuestro caso fue el Pabellón Deportivo Vall d’Hebron, situado enfrente del hospital. El espacio de una pista de voleibol se transformó en una Unidades de hospitalización COVID planta de hospitalización de más de 130 camas distribuidas en seis secto- res. Se diseñaron dos stocks de medicación para todo el pabellón, pero des- – Dispensación en dosis unitaria y botiquines de planta de el SF se preparaba la medicación en unidosis. La prescripción médica se En las unidades de hospitalización con enfermos COVID se realizó la hacía informáticamente, como en todas las plantas, y en el SF se preparaba dispensación en dosis unitaria según el procedimiento habitual, pero siendo la medicación en dosis unitaria en bolsitas individuales para cada paciente y muy sensibles con la medicación de las devoluciones, que se dejaban en se transportaba, sin carro de medicación, en contenedores desechables. En cajetines adicionales en el botiquín de planta. Los carros de unidosis, antes el pabellón la medicación se depositaba en unos cajetines individuales para de regresar al SF, se sometían a una limpieza externa con una solución de cada paciente. Funcionaba como una planta más del hospital. hipoclorito sódico al 0,1%. El botiquín de planta se tuvo que adecuar retirando los medicamentos Formación e información sobre el sistema de no necesarios por aquellos imprescindibles para COVID. La reposición de la medicación se hacía a través de petición informatizada. prescripción electrónica asistida y dispensación Otra característica de la pandemia ha sido la necesidad de formar e – Dispensación por sistemas automatizados de dispensación (SAD) informar constantemente de la utilización de los sistemas de prescripción Muchas plantas de nuestro hospital disponen de SAD. La transformación electrónica asistida (PEA) y dispensación al personal de nueva contratación de las plantas por necesidad de nuevas camas de hospitalización para o al personal desplazado a las unidades asistenciales para la atención de COVID hizo que los stocks tuvieran que adaptarse rápidamente. pacientes COVID, realizando unos manuales gráficos para su conocimiento. 012_El farmacéutico frente a la logística de dispensación_ESP.indd 54 15/6/20 11:04 El servicio de farmacia frente a la logística de dispensación, almacenamiento y conservación segura F a r m a ci a H o s p i ta l a r i a 2020 de medicamentos en unidades asistenciales l Vol. 44 l Supl 1 l 53 - 56 l 55 Gestión de las devoluciones de un stock de medicación COVID que les había proporcionado el hospital. Solamente se dispensaba la medicación hospitalaria de dis- Tanto la dispensación de la medicación en carros de unidosis como pensación ambulatoria. En este contexto se realizaron 302 traslados a la dispensación por stock de planta o la reposición de los SAD generan centros sociosanitarios. devoluciones que en una situación de no pandemia entran de nuevo en –– Residencias geriátricas y de los centros extrahospitalarios. El Servei el circuito de dispensación, una vez se han realizado los correspondientes ­Català de la Salut ha elaborado una normativa4 y diseñado un cir- movimientos de control de stocks y de inventario. Sin embargo, en las cuito para que las dispensaciones de la medicación COVID vayan a circunstancias de esta pandemia, en el caso de la plantas COVID, hay cargo del hospital de referencia. Se ha gestionado la dispensación de una incertidumbre de cómo deben manejarse las devoluciones. Es cierto medicación COVID a 70 residencias geriátricas. Los médicos de las que las buenas prácticas de trabajo en planta deben asegurar la correcta residencias y de los centros de atención intermedia prescriben la medi- manipulación de los medicamentos por parte de enfermería, pero aun así, cación. La Región Sanitaria recibe estas solicitudes de medicamentos en nuestro centro adoptamos las siguientes medidas: COVID y una vez al día las envía al SF del hospital de referencia, quien –– Toda medicación que entre en una habitación con un paciente COVID prepara estos tratamientos en bolsitas individuales e identificadas por no debe salir. Es decir, si por alguna razón ese medicamento no se paciente. La entrega de la medicación a dichos centros se realiza de administra, debe desecharse en la misma habitación del paciente. forma agregada, va a cargo del transporte hospitalario y es efectiva en –– Las devoluciones de los cajetines de unidosis en la farmacia entran en un periodo inferior a 24 horas desde la solicitud. Durante este proceso el circuito de la medicación de las plantas COVID, reservando para las se garantiza la confidencialidad de los datos. plantas no-COVID medicación que aún no ha circulado. –– Las devoluciones de los SAD se reintroducen en el mismo dispositivo cuando se procede a la reposición. Estrategia desarrollada para la gestión –– En el caso de que se generen muchas devoluciones, o cuando una planta de recursos humanos COVID pasa a no-COVID, la medicación retirada se mantiene en bolsas El enorme incremento de actividad, la necesidad de crear tantos circui- cerradas y se deja en cuarentena por un tiempo no inferior a 12 días. tos asistenciales en tan poco tiempo y la necesaria protección del personal hicieron necesario reforzar la plantilla del SF y modificar los turnos de traba- Limpieza y desinfección jo. Así, se establecieron dos equipos farmacéuticos, un equipo presencial y Para asegurar que los dispositivos de transporte y de almacenamiento de otro en teletrabajo; se incrementaron a cuatro los turnos de trabajo para los medicación estuvieran libres de SARS-CoV-2 se elaboraron protocolos técnicos para mantener la distancia de seguridad y se reforzó el turno de de limpieza y desinfección que fueron revisados y aprobados por el Ser- noche con guardia presencial farmacéutica y doble cobertura de técnicos vicio de Medicina Preventiva del hospital. En estos protocolos se indicaban para cubrir la actividad asistencial. los desinfectantes que podían utilizarse (alcohol de 70° e hipoclorito sódico al 0,1%) y se describía el procedimiento de limpieza, tanto de los carros de Diferencias significativas con otras comunidades transporte de la medicación en unidosis como de los SAD (cuando la zona en la que estaban ubicados pasaba de zona no-COVID a COVID y vicever- autónomas sa) o los dispositivos de almacenamiento de stocks en planta. Hemos constatado que en otros SF de Madrid y País Vasco la logística de la dispensación se ha realizado de forma parecida, con algunas varia­ ciones en los circuitos o dispositivos asistenciales utilizados, teniendo en Estrategia desarrollada para la logística cuenta las directrices de su comunidad autónoma y de su hospital (dispen- y dispensación de medicamentos a otros sación a unidades asistenciales internas y externas al hospital, protocolos dispositivos asistenciales de limpieza, devoluciones, etc.) con el fin de garantizar en todo momento una atención de calidad y seguridad a los pacientes. Algunos pacientes que se atendían en Urgencias con infección por SARS-CoV-2 no llegaban a ingresar, pero necesitaban tratamiento COVID de dispensación hospitalaria. Se diseñó un circuito para dispensar a estos Lecciones aprendidas. Aplicabilidad futura pacientes la medicación antes del alta: desde Urgencias se prescribía la medicación en el sistema informático de prescripción, se contactaba con el a los servicios de farmacia SF para que se preparara la medicación (todo el tratamiento o la parte que Garantizar la seguridad y la calidad de la atención farmacéutica faltaba para completarlo) y se entregaba al paciente mientras esperaba era nuestra prioridad, y para ello ha sido clave establecer planes de en Urgencias. En el caso de los pacientes de Oncohematología y algunos trabajo por áreas con responsables asignados, y así poder realizar en inmunodeprimidos que acudían a Urgencias con síntomas de COVID, se muy poco tiempo la gran cantidad de circuitos y adaptaciones que la les sometía a la prueba de reacción en cadena de la polimerasa (PCR) y situación requería. se les daba el alta antes del resultado. En caso de positividad, el médico Otro elemento esencial es la comunicación, tanto dentro como fue- responsable realizaba la prescripción electrónica ambulatoria, contactaba ra del SF, para garantizar el éxito de cualquier estrategia en situaciones con el paciente y un familiar recogía el tratamiento en el área de dispensa- tan cambiantes en un cortísimo espacio de tiempo. Para ello las tecno- ción ambulatoria del SF. logías de la información y comunicación son un elemento imprescindi- Los pacientes al alta hospitalaria podían tener diferentes destinos3, para ble, y lo serán todavía más en un futuro. ello se establecieron los circuitos que se citan a continuación: Por otra parte, es necesario tener elaborados planes de contingen- –– Altas a hoteles. Se realizaron 477 altas de pacientes a hoteles. En cia de las diferentes actividades: adquisición, prescripción, elabora- este caso, los trabajadores sociales contactaban con el SF, indicando ción, dispensación, entre otras, que faciliten la adaptación a crisis o qué paciente era el candidato a acabar su aislamiento en el hotel. El emergencias sanitarias como la actual. SF disponía de dos horas para realizar la conciliación al alta y pre- Finalmente, en nuestro caso fue crucial poder trabajar conjunta­ parar la medicación. Se dispensaba el resto del tratamiento COVID y mente con todos los recursos sanitarios territoriales (otros hospitales, la medicación crónica del paciente para las próximas 48 horas, todo sociosanitarios, residencias, centros de atención primaria) y para ello ello según la prescripción médica informatizada y el informe de alta. es necesario tener establecidos circuitos formales para la comunica- La medicación, una vez preparada, se entregaba a los trabajadores ción y la información. sociales, y se trasladaba el paciente al hotel con su medicación. Tras 48 horas, la oficina de farmacia se hacía cargo de la dispensación de la medicación crónica. Agradecimientos –– Altas a centros sociosanitarios. Cuando el paciente se trasladaba a un Agradecimiento especial a todo el equipo del servicio de farmacia centro sociosanitario, tanto la medicación COVID como su medicación por el espíritu de colaboración y contribución al objetivo común en esta crónica se dispensaba desde el centro sociosanitario porque disponía pandemia. 012_El farmacéutico frente a la logística de dispensación_ESP.indd 55 15/6/20 11:04 F a r m a ci a H o s p i ta l a r i a 2020 56 l Vol. 44 l Supl 1 l 53 - 56 l Maria Josep Cabañas y Maria Queralt Gorgas Bibliografía 1. Orden SND/293/2020, de 25 de marzo, por la que se establecen condiciones talà de la Salut de 26 de març de 2020 [internet] [consultado 11/05/2020]. 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Resolució per la qual s’actualitza la relació dels hotels i locals habilitats per a l’ús del cat/bitstream/handle/11351/4841/recomanacions.tractament_farmacologic_in- Sistema de Salut de Catalunya establerta per Resolució del director del Servei Ca- feccio_SARS-CoV-2_ambit_extrahospitalari_2020.pdf 012_El farmacéutico frente a la logística de dispensación_ESP.indd 56 15/6/20 11:04