Hem recollit la queixa del Degà d'Econòmiques, Joan Clavera, en la qual s'exposava l'incorrecte ús de l'e-mail. Aquesta carta fa referència a un missatge, enviat en format Word i amb targetes de visites adjuntades, sobre l'avís d'un tall general del subministrament d'aigua a la UAB, el passat 17 de juny.

Apreciats amics:

Seria potser més convenient escriure la notícia en el cos principal del missatge de manera que no tinguéssim que desenterrar el text d'un document Word amagat sota quatre e-mails rebotats. Una notícia senzilla es pot convertir en 5 e-mails (com les nines russes, una dintre de l'altre) arrossegant cadasqun un arxiu MS Word i dues -en aquest cas- targetes de visita. Crec sincerament que hem de millorar la utilització de l'e-mail i deixar de fer-lo servir de forma irracional, com abans passava amb el junk-fax (faxs repetits plens d'absurdes caràtules inicials farcides de signatures tipus "notari"). Les targetes electròniques, per exemple, són tècnicament attachments i per tant, carreguen l'e-mail sense cap necessitat, llevat del plaer per a l'ego d'aquell que les utilitza.

Recordeu que tenim un directori a la web per cercar persones -encara que sigui bastant lent a l'hora de consultar-lo- i per tant és absurd acumular adreces electròniques en el directori personal.

El motiu principal de l'e-mail sempre ha d'estar ben a la vista. No s'ha d'utilitzar documents de MS Office per a notícies com anunciar un tall d'aigua, ja que és possible que ningú acabi obrint aquests tipus de missatges que t'obliguen a clicar 5 o 6 vegades i que ajuden a col·lapsar les comunicacions de la UAB i encara més si aneu afegint logos o dibuixets que són absurds a efectes d'una comunicació interna ràpida i eficient. A més, és possible que una notícia arribi per tres canals diferents amb la qual cosa multiplicaríem la irracionalitat del procés descrit.

Gràcies per tot.

Joan Clavera.
Degà de la Facultat de Ciències Econòmiques i Empresarials

Resposta:

Efectivament, el Dr. Clavera té tota la raó en demanar un ús més racional del correu electrònic. Ens permetem suggerir-vos que quan hagueu de fer una comunicació a una llista de destinataris per correu electrònic feu les següents consideracions:

1 Cal afegir fitxers adjunts?
Si el text és curt es pot incloure al cos del missatge i si no ho és (o volem incloure informació gràfica) el més pràctic és publicar una pàgina web i enviar per correu únicament l'adreça de la pàgina.

2 Els destinataris hauran de reenviar el missatge?
Si pensem que els destinataris voldran reenviar el nostre missatge o, encara més, si els ho demanem explícitament, és convenient que els facilitem la feina. Aplicar el que diem al punt anterior i no fer servir adjuncions facilitarà la tramesa i la lectura dels reenviaments del missatge.

3 Cal que faci servir el servei de difusió?
Si heu d'arribar a un col·lectiu nombrós de la Universitat (tothom, tots els professors, els alumnes o el PAS, les persones d'un edifici...) recordeu que el servei de difusió, mitjançant el directori de la web de la UAB, us permet enviar el missatge a totes aquestes persones de forma directa.

Així mateix, quan rebeu una comunicació adreçada a una llista de remitents, abans de reenviar-la, llegiu la llista de persones a les quals ja s'ha enviat el missatge i considereu si cal reenviar-lo a més persones.