Si envieu missatges habitualment a un grup de destinataris, podeu crear una llista personal de distribució de correu que tingui les adreces de tots ells. Així, podreu adreçar-los ràpidament un missatge escrivint només el nom o l'alies del grup a la finestra del correu.

Per crear i per gestionar llistes personals de distribució cal obrir la llibreta d'adreces, que és diferent si treballem amb Microsoft Outlook Expres o si treballem amb el Netscape Messenger. En aquest article us expliquem com fer-ho amb tots dos programes.

Amb Microsoft Outlook Express

Si feu servir Microsoft Outlook Express, per obrir la llibreta d'adreces feu clic a Inicio, Programas, Accesorios i, a continuació, feu clic a Libreta de direcciones. Per crear una llista feu clic a Nuevo i després a Grupo nuevo...

Apareixerà la finestra de propietats de grup, en la que podreu configurar diferents elements com el nom de la llista (nom del grup) i els membres que hi pertanyen.

Per afegir membres a la llista podeu seleccionar-los de la llibreta d'adreces (feu clic a Seleccionar miembros i trieu els membres). També podeu donar-los d'alta simultàniament a la llista i a la llibreta d'adreces (feu clic a Nuevo Contacto i ompliu les dades de contacte). Finalment, també podeu donar d'alta un membre que no estigui a la llibreta d'adreces (ompliu el camp Correo electrónico i, opcionalment, el camp Nombre i feu clic a Agregar.

En qualsevol moment podeu canviar les propietats de la llista com, per exemple, l'adreça electrònica dels membres (feu clic a Propiedades), o eliminar un membre (feu clic a Quitar).

Per enviar un missatge a la llista de distribució cal només escriure el nom de la llista (Nombre del grupo) al camp Para:. de la finestra de nous missatges.

Amb Netscape Messenger

Per crear una llista de correu i afegir-la a la vostra llibreta d'adreces:

Obriu la finestra Llibreta d'adreces fent clic a l'opció corresponent del menú Comunicator del Netscape. Un cop a la Llibreta d'adreces, per crear una nova llista de distribució feu clic a Nova llista.

Apareixerà el quadre de diàleg següent on podreu introduir la informació de la llista.

Poseu un nom (al camp Nom de la llista) i, opcionalment, un àlies de la llista (al camp Sobrenom llista). Si ho definiu, per enviar un missatge podreu fer servir el sobrenom.

Per afegir membres a la llista escriviu-hi les adreces o arrossegueu entrades des de la finestra de la Llibreta d'adreces. Els membres que afegiu "manualment" seran donats d'alta automàticament a la llibreta d'adreces. Per canviar l'adreça electrònica dels membres de la llista caldrà canviar la seva entrada a la llibreta d'adreces.

Per eliminar un membre obriu la finestra de propietats de la llista (a la llibreta d'adreces seleccioneu la llista i feu clic a Propietats), seleccioneu l'entrada del membre i feu clic a Elimina.

Compartir la llista

Podeu compartir llistes de distribució amb altres usuaris exportant i important la llibreta d'adreces. Aquesta opció també us permet traslladar la llibreta d'adreces d'un programa a l'altre (Netscape i Outlook).

Per exportar una llibreta d'adreces (en tots dos programes): a la finestra de llibreta d'adreces, si teniu més d'una llibreta, seleccioneu la que vulgueu exportar. Al menú Fitxer (o Archivo), escolliu l'opció d'exportar. Escriviu un nom de fitxer per a la llibreta d'adreces i escolliu el tipus de fitxer ldif si esta disponible o sinó el csv (valors separats per comes).

Per importar el fitxer de llibreta d'adreces que s'ha generat anteriorment escolliu l'opció d'importar el Fitxer (o Archivo) de la llibreta d'adreces i seguiu les instruccions del programa d'importació.