Aquest mes de maig la Universitat Autònoma de Barcelona ha aprovat la Política de preservació del repositori institucional, que ha de permetre garantir la continuïtat i seguretat del dipòsit i tot el seu contingut en el marc institucional de la UAB.
https://ddd.uab.cat/record/189808
El Dipòsit Digital de Documents de la UAB (DDD) és l’eina a partir de la qual es gestiona, difon i preserva la producció científica, docent i institucional de la Universitat. El DDD es va inaugurar l’octubre de 2006 i en aquests anys de trajectòria ha augmentat el nombre de documents allotjats, l’abast de les col·leccions que s’hi dipositen, els formats acceptats, els sistemes d’ingesta dels objectes digitals i també la complexitat de gestió de tot l’entorn físic i operatiu que dóna suport al dipòsit.
La política s’ha establert després d’un procediment intern d’avaluació que ha facilitat la redacció de procediments i l’establiment de fluxos de treball amb l’assessorament d’un auditor extern, en Miquel Térmens, professor i actual degà de la Facultat de Biblioteconomia i Documentació de la Universitat de Barcelona. Aquest procés ha permès millorar la documentació dels processos i fer una gestió de riscos per completar la bona praxi que s’estava duent a terme. S’ha establert, a més, un pla d’actuacions a cinc anys vista amb les accions de millora que es duran a terme i que s’hauran d’assolir abans de la renovació de la política.
La preservació de recursos digitals planteja una sèrie de problemes relacionats amb la gestió tècnica i l’obsolescència de la tecnologia. Els suports d’emmagatzemament poden ser inestables i es deterioren amb els anys. Es imprescindible el manteniment dels sistemes, la verificació de la integritat i la garantia d’accés permanent. A més, elements externs relacionats amb la intervenció humana o bé factors com ara virus, inundacions o foc, també poden alterar o destruir la informació emmagatzemada.
Els factors de caràcter institucional, com ara canvis en l’estructura de l’organització o bé en els recursos humans, materials i econòmics dedicats són també elements que impacten en la preservació a llarg termini del DDD i dels seus continguts.
Per tal de garantir la sostenibilitat tècnica es van estudiar i aplicar diferents estàndards internacionals, entre d’altres mesures es van emprar els conceptes i recomanacions inclosos en el model de referència Open Archival Information System (OAIS) que va establir la NASA al 1990 i que es va convertir en norma ISO el 2003. És important que cada repositori es faci seus aquests conceptes i estableixi el seu propi model establint les funcions, responsabilitats i organització del sistema.
Els dipòsits digitals, i més concretament el DDD, suposen un conjunt de beneficis per a la comunitat universitària, però també per a la comunitat científica i acadèmica d’altres àmbits, i per a la societat en general. Alguns d’aquests beneficis són:
- Possibilita a investigadors, acadèmics, estudiants i personal de la Universitat que lliurin la seva producció científica, acadèmica i docent.
- Facilita l’accessibilitat a recursos necessaris per a la docència i la recerca.
- Dóna la màxima visibilitat als continguts dipositats per a facilitar la compartició i transferència de coneixement.
- Proporciona evidència de les activitats institucionals, personals i culturals.
- Ajuda a mantenir la memòria corporativa, personal o col·lectiva.
- Estableix una identitat corporativa.
- Dóna compliment als requisits legals de dipòsit.
- Garanteix l’accés a la informació al llarg del temps.
La Política de preservació del DDD vol facilitar i garantir l’accés, a mig i llarg termini, als seus continguts digitals, actualment aquests són: 169.200 registres amb 251.000 fitxers associats; el fitxers pdf sumen uns 6 milions de pàgines.
La Universitat Autònoma de Barcelona es compromet a dedicar esforços i assignar recursos per preservar aquests documents propis amb l’objectiu que siguin accessibles en el futur, i n’encarrega la gestió al Servei de Biblioteques i al Servei d’Informàtica.
El DDD allotja arxius digitals creats amb tot tipus d’aplicacions, des de qualsevol tipus de plataforma informàtica i distribuïts per qualsevol tipus de mitjà digital, sempre que l’autoria d’aquests documents pertanyi a persones o organitzacions (departaments, centres de recerca, grups de treball, etc.) vinculades a la Universitat o amb les que s’han signat acords o convenis. En el cas dels documents no nascuts digitals, també es preserven els formats de digitalització (tiff, jpg o d’altres), a més del format que es pot consultar al DDD.
La preservació digital és un procés que cal actualitzar per adaptar-lo als canvis de l’entorn i que s’integra amb les altres polítiques institucionals pel que fa a pressupost, personal i planificació. Aquesta política inclou tant les accions de preservació a llarg termini, amb l’objectiu d’assegurar la permanència i accés al contingut dels documents digitals, com les accions que es fan a curt termini per anticipar, prevenir, detenir o retardar el deteriorament de les obres digitals.
Cristina Azorín
Núria Casaldàliga
Ferran Jorba
