La función de tutoría en la UOC pretende acompañar al estudiante a lo largo del programa que curse, desde el momento en que éste muestra su interés en matricularse de dicho programa hasta el momento en que se titula. Esta función de acompañamiento tiene como objetivos fundamentales:
- Posibilitar que cada estudiante seleccione el itinerario formativo más adecuado de acuerdo con sus necesidades, objetivos formativos y disponibilidad temporal para la formación.
- Facilitar que obtenga el máximo rendimiento de su dedicación temporal y económica.
- Promover que el estudiante siga el itinerario formativo seleccionado.
- Proporcionar al estudiante un referente claro y permanente en su relación con la institución formativa.
La UOC fue creada en 1995 y desde su creación ha situado al estudiante en el centro de su modelo pedagógico. Estos estudiantes combinan de manera mayoritaria (más del 90%) el estudio con el trabajo y dos terceras partes de ellos tienen entre 25 y 40 años. Para desarrollar su proceso de aprendizaje cuentan con el apoyo de profesores especializados que tienen como función principal la guía, la orientación, el apoyo y la dinamización de su proceso educativo.
La función tutorial es desempeñada en la UOC por un conjunto de profesionales que colaboran con la universidad a tiempo parcial y de manera virtual. Son mayoritariamente académicos, aunque también existen profesionales del ámbito del programa y cada vez con más frecuencia son alumni del propio programa de la universidad.
El funcionamiento de la matriz organizativa es virtual. La colaboración de los tutores con la dirección del programa y el equipo de función tutorial se realiza, por tanto, online. Presencialmente sólo se desarrollan, en algunos casos, una ínfima parte de la formación inicial (unas tres horas) y una reunión semestral en la que participan la dirección y todos los tutores del programa para valorar el desarrollo del programa durante el semestre y establecer pautas de mejora del funcionamiento futuro. Algunos semestres el equipo de función tutorial también realiza o participa en una reunión presencial con los tutores de los diferentes programas.
- Posibilitar que cada estudiante seleccione el itinerario formativo más adecuado de acuerdo con sus necesidades, objetivos formativos y disponibilidad temporal para la formación
Teniendo en cuenta el perfil de estudiantes de la UOC es fundamental decidir el ritmo al que el estudiante sigue su itinerario. Este ritmo viene esencialmente marcado por la disponibilidad real de tiempo para el estudio (considerando sus otras obligaciones y responsabilidades personales y profesionales) y la dedicación que requiere cada una de las asignaturas de dicho itinerario. De esta manera se contribuye a que el estudiante saque el máximo provecho de su inversión en formación y se alcance el objetivo de eficiencia marcada por las agencias de calidad. Es decir, que la correlación entre el número de créditos de la titulación y de los que se ha matriculado el estudiante hasta titularse se aproxime lo máximo posible a la unidad.
Esta función de asesoramiento se materializa en el proceso de matrícula. En dicho proceso, después de recibir las orientaciones del tutor, el estudiante realiza una propuesta de matrícula que el tutor debe finalmente aceptar.
- Facilitar que obtenga el máximo rendimiento de su dedicación temporal y económica
El perfil de estudiantes de la UOC provoca que éstos estén especialmente interesados en obtener el máximo provecho de su escaso tiempo disponible para la formación. El hecho de que la formación se desarrolle en un contexto de e-learning implica que esta función sea aún más importante.
En este punto el papel del tutor es clave pues contribuye a que el estudiante saque el máximo provecho a su dedicación al estudio. El tutor favorece, así, que el estudiante integre lo antes posible la dinámica de funcionamiento de un programa universitario virtual. Por otro lado, proporciona formación y asesoramiento sobre la manera de planificar de manera óptima el estudio y gestionar el tiempo, en general. Esta función se complementa sobre todo con motivación. Las dos contribuyen significativamente a aumentar las tasas de rendimiento de los estudiantes, es decir, de superación de las asignaturas.
- Promover que el estudiante siga el itinerario formativo seleccionado
Además de favorecer la selección de un itinerario formativo óptimo para cada estudiante, el tutor juega un papel fundamental en alentar el seguimiento posterior de dicho itinerario formativo. El perfil de los estudiantes y el entorno virtual hacen que esta función adquiera especial preeminencia, ya que el riesgo de abandono es potencialmente más elevado. El tutor tiene a su disposición información sobre el seguimiento que los estudiantes están realizando del curso académico (desde las conexiones que realizan a la plataforma tecnológica de seguimiento y las calificaciones que van obteniendo en las diferentes actividades de evaluación continua). Con esta información personalizada pueden motivar a cada estudiante en momentos de desánimo o de dificultades inicialmente no previstas. Esta visión global de animar y motivar el seguimiento, se complementa con la que realizan los diferentes consultores en el marco de cada asignatura.
- Proporcionar al estudiante un referente claro y permanente en su relación con la institución formativa
El tutor constituye para el estudiante un referente en su relación con la universidad, le acompaña mientras dura el programa. En este sentido, es la persona a la que se dirige el estudiante si enfrenta a dudas, incidencias o problemas no inicialmente previstos, a circunstancias personales especiales, etc. El tutor debe resolver directamente estas dificultades o remitirle al estudiante a quien puede ayudarle. Así se contribuye a la personalización del servicio y a aumentar la fidelización del estudiante con el programa en concreto y con la universidad, en general.
Los tutores tienen una doble dependencia interna, conformando una estructura matricial. Las dos líneas de responsabilidad se han definido a partir de la especialización del conocimiento necesario para desarrollar las tareas de tutoría: por un lado, conocimiento profundo del programa académico que cursa el estudiante; por otro lado, conocimiento de los procesos de tipo administrativo que, a lo largo del semestre, es necesario que los alumnos no descuiden si desean seguir con sus estudios.
Esto resulta, en primer lugar, en una dependencia orgánica de los tutores respecto a la dirección del programa correspondiente. La dirección de programa realiza su selección, valora su dedicación y decide sobre su continuidad. Además, proporciona formación, asesoramiento y resuelve dudas sobre todo lo relacionado con las cuestiones académicas del programa (objetivos, competencias, asignaturas, itinerarios formativos, dedicación de cada asignatura, sistema de evaluación, etc.) y la oferta formativa en general. Además, a lo largo del semestre asesora en todas las posibles incidencias docentes que puedan surgir en el desarrollo del programa.
En segundo lugar, los tutores dependen funcionalmente de una unidad organizativa denominada “Función tutorial”, que es transversal a toda la universidad. Este equipo se encarga de proporcionar a los tutores la formación y el asesoramiento necesario para que éstos puedan, a su vez, formar a los estudiantes para obtener el máximo provecho a su dedicación al estudio. De igual manera, asesoran, siguen y controlan la actividad de los tutores en relación al asesoramiento y la motivación del estudiante.
Tanto los Directores de Programa como los propios tutores consideran que la estructura matricial adoptada en la UOC para organizar la función tutorial proporciona varias ventajas notables.
En primer lugar, la vinculación de los tutores a un programa académico concreto les lleva a obtener un elevado conocimiento del mismo, lo que no sería posible si desarrollasen su actividad con estudiantes de distintas titulaciones.
En segundo lugar, gracias a la doble línea de responsabilidad, los tutores reciben información oportuna y de alta calidad tanto en materia académica como administrativa, lo que mejora su servicio a los estudiantes.
En tercer lugar, el hecho de que la información de tipo administrativo sea centralizada por un órgano especializado permite a los Directores de Programa centrar su atención en los aspectos académicos de la acción tutorial, en lo que son verdaderamente expertos.
Finalmente, los implicados destacan que esta doble responsabilidad no genera conflictos de autoridad, puesto que ésta está claramente distribuida. El director del programa tiene la última palabra en las materias académicas, como los criterios para la matriculación en ciertas materias o de un elevado número de créditos, reconocimiento de aprendizajes previos, calificaciones, etc.
Desde su inicio en el curso 2004-2005, anualmente se lleva a cabo la actividad de tutoría con los estudiantes.
A otras universidades cuyo funcionamiento de la matriz organizativa sea virtual.
En un entorno online la actividad de tutoría de los estudiantes juega un papel fundamental. Su eje central es el acompañamiento del estudiante a lo largo del programa académico que curse, desde el momento en que muestra interés en matricularse hasta que se titula.
Para ello, la Universitat Oberta de Catalunya, la primera universidad virtual que se creó en España, presenta un modelo organizativo para la coordinación de la actividad tutorial basado en la especialización del conocimiento.
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