Autora: Mònica Sancho (La Vanguardia)
Citación recomendada: Mònica Sancho. La gestión de la imagen en La Vanguardia [en linea]. "Hipertext.net", núm. 2, 2004. <http://www.hipertext.net>
1. Introducción
2. Antecedentes
3. Centralización de la gestión de la imagen
3.1. Estadísticas de uso
4. Digitalización de la fototeca de la vanguardia
4.1. Objetivos y alcance
4.2. Enfoque del proyecto
4.3. Etapas del proceso de digitalización
4.4. Éxitos y dificultades del proyecto
4.5. Conclusiones
5. El departamento de documentación y la gestión de la imagen hoy
6. Bibliografía
7. Notas
Este artículo pretende analizar, desde la perspectiva del Departamento de Documentación de La Vanguardia , los cambios en la gestión de la imagen en los últimos años. Cambios asociados a dos proyectos de distinto alcance y complejidad llevados a cabo recientemente: la gestión centralizada de la imagen en la Redacción para usos de producción y la digitalización del archivo gráfico de La Vanguardia. Estos proyectos han tenido un impacto significativo en la organización y hacen posible en la actualidad el acceso a todo el fondo gráfico desde un único entorno.
No se trata de describir con detalle los procesos de gestión de las imágenes, sino comentar cómo se ha resuelto el a veces difícil equilibrio entre las necesidades de producción de un medio impreso y la gestión de la imagen en prensa.
En un medio de comunicación es importante para la gestión de la imagen la colaboración entre los departamentos de Fotografía y Documentación. El primero trabaja con imágenes relacionadas con noticias de actualidad planificando la agenda de actividades que debe permitir realizar un seguimiento de todos los acontecimientos de un día. Pasado este momento de actualidad la imagen es considerada como "de archivo", siendo entonces responsabilidad de Documentación, que realiza los procesos de captura, selección y análisis de la imagen que permitirán la difusión y explotación correcta del fondo para sus diferentes usos.
El paso del soporte papel al digital ha permitido optimizar esta colaboración que tradicionalmente sufría dificultades asociadas a la circulación de las fotografías en soporte físico desde los departamentos de fotografía-laboratorio-taller-producción hasta su destino final a archivo, estableciendo nuevos procesos de trabajo.
A lo largo de este artículo se comentan en primer lugar los principales antecedentes de la gestión de la imagen en La Vanguardia y la situación en los años 90. A continuación se describe el proceso de integración de la imagen en el ciclo de producción y su impacto en el uso de la base de datos corporativa, proceso que culmina con la digitalización del archivo gráfico. Todo ello sin perder de vista en ningún momento los objetivos de la gestión de imagen en un medio de comunicación cuya explotación va actualmente más allá del uso de la imagen para la impresión en papel en aquellos documentos gráficos de los que se posea copyright.
El archivo gráfico de La Vanguardia se inicia en los años 30 y su primera función es clasificar las fotografías llegadas a la redacción del diario (las primeras fotografías empiezan a publicar-se a partir de la Exposición de 1929 con la introducción de la técnica del huecograbado).
Como en muchos archivos, históricamente éste ha sufrido los cambios en la organización: traslados, falta de personal especializado e instalaciones inadecuadas, que han condicionado sus condiciones de conservación. Sin embargo, hasta el momento actual, nunca se había llevado a cabo una revisión exhaustiva del fondo con lo que partes significativas del mismo mantenían su organización original.
Con la creación del departamento de Documentación propiamente dicho a principios de los ochenta se inician las tareas de recuperación del patrimonio fotográfico de mayor valor histórico y en lo que al archivo gráfico se refiere, se produce un cambio de enfoque que pretende abandonar el concepto de archivo como lugar de almacenaje por el de organización del fondo para facilitar su recuperación y uso.
Hasta finales de los años 90 la gestión del archivo gráfico o Fototeca (selección, clasificación, almacenaje y recuperación) se venía realizando de forma manual y la metodología de trabajo apenas había cambiado. Las copias de fotografías en papel utilizadas para producción llegaban al archivo con la fecha de publicación, la fecha de toma y los datos de identificación, como el autor de la imagen y el tema, anotados en el reverso de la imagen. En realidad, esto era así en el caso de las imágenes de agencia, pero las copias en papel de producción propia a menudo llegaban sin identificar lo que dificultaba muchísimo su documentación, más si no llegaban a publicarse nunca. Aunque nos pueda parecer extraño no existía la conciencia actual sobre los derechos de autor y en muchos casos éste no tenía la disciplina de sellar las copias con su nombre y la fecha. Era frecuente también que el autor desconociese la noticia relacionada con el lugar, acontecimiento o persona que iba a fotografiar debido a problemas de coordinación con el redactor, datos que el documentalista debía rastrear luego para que la fotografía se pudiera contextualizar y utilizar para su publicación.
Las fotografías se clasificaban siguiendo el criterio del propio centro, según se considerasen temáticas o biográficas y se archivaban alfabéticamente de acuerdo con la clasificación establecida. La custodia de los negativos fotográficos en La Vanguardia tradicionalmente era responsabilidad de la sección de Fotografía que se encargaba de las reproducciones en el laboratorio. Documentación trabajaba a partir de visualizar contactos positivados en papel e introducir las referencias en un listado desde donde se podían recuperar buscando por fecha o por la descripción, sin posibilidad de visualizar la imagen.
¿Cuáles eran las fuentes de acceso a las imágenes desde la redacción en aquel momento? Para las fotografías de actualidad, por un lado los redactores tenían acceso a la base de datos de imágenes de agencia del día, un pool de fotografías renovable con capacidad de almacenaje de unos 5 días aproximadamente, integrado en el sistema de edición del periódico y por otro a la propia producción de los fotógrafos de la redacción o colaboradores. La búsqueda de fotografías de actualidad era responsabilidad de la sección de Edición Gráfica (integrada dentro de Fotografía) o bien de los Jefes de Sección de la Redacción. La localización de fotografías de archivo hacía necesaria la intervención del personal de Documentación, ya fuese para acceder las fotografías en soporte papel clasificadas temáticamente o a las referencias de negativos.
El incremento significativo del uso de imágenes como complemento de la noticia en el periódico impreso y la dinámica de trabajo que en prensa se rige por ajustados plazos de tiempo, hacía difícil que la producción de fotografías realizada a diario llegase al archivo en su totalidad para su reutilización futura. Igualmente el proceso de recepción y clasificación de fotografías de archivo resultaba demasiado lento y afectaba a la recuperación cuando era necesario localizar una imagen a los pocos días de producirse la noticia. Era frecuente la pérdida de fotografías que salían de archivo para publicación ya que el redactor normalmente sacaba de archivo varias imágenes para tomar la decisión con el Jefe de Sección o ver el efecto de la imagen en la página terminada. Si a esto añadimos que a menudo la fotografía era enviada al Taller para su tratamiento antes de ponerla en página, es fácil deducir que el tiempo para la gestión de las mismas, desde su salida de archivo hasta su lugar final ilustrando una noticia, era en muchos casos mayor de lo deseado, afectando en la hora de cierre de producción.
Según datos de 1998 referidos únicamente al volumen de imágenes utilizadas para publicar en el periódico impreso (excluyendo suplementos y dominicales), diariamente se trataban una media de 176 fotografías publicadas y unas 220 no publicadas; es decir, casi 400 imágenes. De éstas, ingresaban en archivo unas 135 publicadas (incluyendo también aquéllas que habían salido originalmente de archivo) y unas 50 no publicadas, lo que nos indica que, aproximadamente, sólo la mitad de las imágenes utilizadas para la elaboración del periódico impreso terminaban en el archivo gráfico.
A esta cifra había que sumar todas las imágenes de agencia que llegaban a diario al departamento de Documentación desde las distintas secciones informativas del periódico y que se contabilizaban en unas 600 aproximadamente. Todo ello que da una idea del volumen de circulación de fotografías en la redacción.
A grandes rasgos, los principales problemas en la gestión de la imagen entonces se centraban en:
Dificultades para controlar toda la producción de fotografías.
Dedicación de un alto porcentaje de los recursos de Documentación únicamente a consulta y almacenaje
Demasiados procesos manuales entre las distintas etapas del ciclo de producción
Ante las dificultades para gestionar de forma eficiente el fondo gráfico y mantener a su vez la calidad del servicio global del Departamento de Documentación, a finales de los años noventa se diseña una base de datos referencial de imágenes de uso interno con la intención de mejorar el control de la producción propia de fotografías principalmente, así como los procesos de indización, consulta y difusión de las mismas.
La principal ventaja a nivel organizativo fue sin duda facilitar la visualización de las imágenes referenciadas. En cuanto a las limitaciones, eran aquéllas asociadas a una base de datos en la que la consulta se realizaba sobre imágenes en baja resolución que había que capturar del disco óptico donde se almacenaban.
Esta primera base de datos supuso un cambio importante y efectivo en el sistema de trabajo y un ejemplo de cómo una iniciativa impulsada a nivel departamental logró poner de manifiesto las dificultades en la circulación de la imagen dentro de la organización más allá de las limitaciones para la clasificación y descripción de las mismas.
Aunque el objetivo inicial no fue tan ambicioso como para replantear los procesos asociados a la gestión de las fotografías en su totalidad, fue un primer paso cuyos efectos se materializaron dos años más tarde en el proyecto de diseño del sistema documental corporativo para el Grupo Godó, llamado Aurora.
El proyecto Aurora se planteó para dar respuesta al objetivo general de crear un sistema documental único para el Grupo Godó [1].
Realizada la implantación hace más de dos años, ésta ha permitido alcanzar y consolidar algunos de los objetivos que se plantearon entonces:
Mejora y simplificación de los flujos: mejora de la transferencia de texto e imagen, automatización del uso de la información para producción.
Mejora del proceso de análisis documental: identificar niveles de descripción y análisis de contenido por tipos de información.
Eliminar tareas duplicadas: centralizar servicios
Integración de recursos en un sólo sistema
La consecución de estos objetivos solucionó en gran medida la mayor parte de problemas que comentábamos anteriormente, especialmente en la gestión de la imagen y su difusión. Quedaba pendiente, sin embargo, completar la integración del sistema documental con los sistemas de producción ya que, más allá de las limitaciones técnicas, se trataba de modificar los procesos de trabajo de los diferentes departamentos de la organización que, en un momento u otro, necesitaban acceder a las imágenes.
A principios del 2003 se empieza a trabajar en esta línea mientras la empresa comienza a plantear la posibilidad de digitalizar el archivo gráfico e integrarlo en la base de datos corporativa.
Estos dos proyectos, centralización de la gestión de la imagen y digitalización del archivo gráfico, que se comentan a continuación, suponen en la práctica la integración de todo el fondo de imágenes de La Vanguardia en el sistema de información de la empresa.
Ya hemos comentado como con el sistema Aurora se consigue dar acceso a toda la redacción y desde una misma interfaz de consulta, a las bases de datos de fotografías (agencia, producción propia de actualidad y archivo) que, hasta el momento, se ubicaban en distintos sistemas. Esto hace posible diseñar el flujo de entrada, salida y circulación de las imágenes dentro de las diferentes colecciones de contenidos de acuerdo a una serie de parámetros como el ciclo de vida temporal de las imágenes, las funcionalidades operativas y las opciones de visualización asociadas a los diferentes perfiles de usuario.
La integración de Aurora con el sistema de producción Hermes (UNYSIS) presentó en sus inicios algunas dificultades técnicas. Estas supusieron la convivencia del módulo de consulta de imágenes de agencia (Wire Center) integrado en el sistema de producción con la base de datos de agencia de Aurora. Esta duplicidad dejaba abierta la vía de entrada y salida de imágenes que la redacción había estado utilizando hasta el momento y que, en la práctica, seguía utilizando. Sin embargo, el acceso a la visualización de imágenes en Wire Center quedaba restringido a un grupo reducido de usuarios, limitación que no existía en Aurora.
En la primavera de 2003 se implementa la gestión integrada de imágenes en la redacción para usos de producción con los siguientes objetivos:
Disponer de un solo contenedor de imágenes que es Aurora, donde se volcarán las fotos del día de producción propia con los mínimos elementos de identificación que permitan su traspaso a archivo y posterior documentación
Facilitar y mejorar de modo decisivo la administración de las imágenes para distintos usos.
Asegurar el control de toda la producción propia desde Aurora
Facilitar la visualización de imágenes a toda la redacción
Mejorar la calidad de edición gráfica al tener datos sobre el uso de las imágenes
Ahorro de recursos en el control de la imagen que podemos invertir en otras tareas
Reducción del tiempo destinado a la selección y puesta en producción de la imagen, lo que permite visualizar antes la página con todos los objetos que contiene y mejorar el cierre de las fotos.
Para este proyecto se analiza el flujo de la imagen en su totalidad considerando el uso para producción diaria, suplementos, publicidad, comercialización u otros. Se identifican a su vez perfiles de usuarios diferenciados según la función y temporalidad en la cadena de producción de la imagen para cada una de las finalidades de utilización detectadas.
Como resultado de este análisis se definen tres perfiles de usuario básicos que responden aproximadamente a los roles de Editor gráfico, Redactor y Documentalista, con dos niveles de acceso cada uno. Las funciones asociadas al usuario determinan las posibilidades de utilización de las imágenes: exportación, bloqueo de fotografías con restricciones de uso y edición, entre otras, y también las opciones de visualización. En cada caso la interfaz se adapta a las necesidades funcionales con la personalización de las pantallas de búsqueda y presentación de resultados.
Más allá de los aspectos técnicos, la gestión integrada de la imagen rompe con la división tradicional de tareas entre departamentos al establecer un entorno de trabajo común. La posibilidad de rastrear una imagen, disponer de herramientas de control y gestión minimiza el tiempo global empleado anteriormente en estas tareas en el conjunto de la redacción. En cuanto a los aspectos a mejorar podemos citar la velocidad de recuperación y carga de las imágenes en pantalla y la circulación de impresoras papel que aunque se ha reducido significativamente sigue utilizándose, especialmente cuando hay que seleccionar imágenes para una tercera persona, realizar anotaciones o rescribir parte del texto que identifica la imagen.
La modificación de sistemas de trabajo nunca es fácil y menos cuando su éxito o fracaso incide en los procesos productivos de la empresa. La organización, en constante cambio, obliga a realizar modificaciones para facilitar y mejorar el trabajo del día a día. Los datos cuantitativos extraídos del uso de la base de datos son una nueva herramienta de ayuda a la toma de decisiones. A continuación comentamos algunos de ellos con la intención de ilustrar de forma práctica el impacto que ha supuesto la modificación de procesos de trabajo en el uso.
A lo largo de este artículo se han comentado diferentes aspectos de la evolución en la gestión de la imagen. Uno de los beneficios evidentes del sistema actual es disponer de estadísticas sobre el uso, procedencia y características de los objetos almacenados en la base de datos y por lo tanto también de las imágenes.
Los datos siguientes se refieren al uso de la base de datos de archivo durante el período 2002-2003. No se incluyen los datos de la colección temporal de imágenes de actualidad ni tampoco datos sobre la Fototeca digitalizada.
Incremento del volumen de imágenes Hace unos años nos encontrábamos con una producción regular de una plantilla de fotógrafos y colaboradores que seleccionaban de cada negativo los mejores fotogramas para usos de producción y archivo.
Con las bases de datos de imágenes en alta resolución y la visibilidad que con ellas obtienen las fotografías el volumen de imágenes digitalizadas aumenta considerablemente.
El principal cambio a nivel de producción llega con las cámaras digitales, el uso de las cuales se ha consolidado en los dos últimos años. Si antes se digitalizaba o pasaba a papel aproximadamente un 10% de los negativos para usos de producción con la posibilidad de acceder al original en caso de necesidad, con las cámaras digitales se invierte la proporción al ser la imagen digital un original. A efectos de gestión esto implica que hay que conservar toda la producción seleccionada por el fotógrafo y establecer a medio plazo una política de copia off-line.
En el análisis de las imágenes entradas en la base de datos durante los últimos dos años se observa claramente un incremento que en el global del año 2003 se sitúa en torno a un 65,5% respecto al 2002 y que, en algunos meses alcanza el 100%.
Gráfico comparativo de entrada de imágenes de producción propia
El no disponer de una base de datos de imágenes en el pasado había provocado que las distintas delegaciones territoriales (Girona y Tarragona principalmente) creasen un sistema de archivo propio, lo que obligaba a contactar con un interlocutor en la delegación para acceder a las fotografías para usos de archivo. Con la centralización de imágenes en Aurora se rompe esta dinámica al facilitar la visualización y el acceso a las mismas lo que es siempre una ventaja sobretodo en el caso de fotógrafos que cobran por fotografía publicada. En el gráfico podemos ver como tras la puesta en producción se produjo un aumento significativo en la entrada de imágenes (a lo largo de mayo-julio de 2003) parte de las cuales eran fotografías de archivo de las delegaciones, lo que indica un proceso de selección por parte del autor y una confianza en las ventajas del nuevo sistema de trabajo.
Incremento en el uso En el gráfico siguiente podemos observar el incremento en el uso de la base de datos durante los tres últimos años a partir del total de consultas. Si bien ya se evidenciaba un aumento aproximado del 100% en las consultas a la base de datos en 2002 respecto al año anterior, éste pasa a ser de un 166% en el 2003 debido a la gestión centralizada de la imagen que permite visualizar y buscar imágenes a todos los usuarios y que pone accesible un fondo que actualmente se cifra en unas 400.000 imágenes sin incluir el fondo digitalizado.
Consulta de imágenes de archivo
El incremento de uso de la base de datos ofrece nuevos datos si lo relacionamos con los distintos departamentos usuarios de la misma. El hecho más destacado es el incremento de la consulta por parte de la Redacción, equivalente al descenso en Documentación, lo que pone de manifiesto que en un porcentaje de las consultas efectuadas por documentalistas éstos realizaban una función de intermediario que se reduce al facilitar el acceso a las imágenes a los redactores.
Actualmente, las operaciones de búsqueda en Documentación, están más relacionadas con las tareas de indización y análisis que con usos de producción del día. El porcentaje de consultas en Fotografía se mantiene estable.
Porcentaje de consultas de imágenes de archivo
Todo proyecto de digitalización tiene una razón de ser que lo hace viable para la organización en un momento concreto y no en otro. En el caso de La Vanguardia , este momento llega con el proyecto de cambio de sede de la empresa en un plazo de tiempo relativamente breve, hecho que plantea la necesidad de encontrar una ubicación para el archivo gráfico compatible con las necesidades de un medio de comunicación.
Esta situación hace que la empresa se plantee la viabilidad de digitalizar el fondo y trasladar los originales a una custodia externa cubriendo los objetivos de acceso y uso del fondo por un lado y solucionando el problema del espacio por otro.
La descripción del proyecto de digitalización de la Fototeca de La Vanguardia sería merecedor por sí solo de un artículo aparte. Aquí se analiza como una etapa importante de un proceso que, tras la gestión centralizada de imágenes, culmina con la integración del archivo gráfico en el sistema de información corporativo. No es mi intención pues, describir cada una de las fases del proyecto sino aquellos aspectos que, desde la experiencia del Departamento de Documentación, pueden ser de interés a la hora de compatibilizar un proyecto de estas características con los procesos de producción diarios del periódico.
Con la intención de ilustrar este proceso y sus efectos, tanto en la organización como en el departamento de Documentación, se comentan los objetivos iniciales del proyecto, el enfoque escogido para llevarlo a cabo así como los principales procesos desde el punto de vista de la gestión de la imagen. Finalmente se mencionan los éxitos y dificultades encontradas y se valora qué se ha conseguido y que queda por hacer a partir de ahora.
El objetivo general del proyecto de digitalización de la Fototeca es hacer accesible a través de la base de datos de imágenes una selección del fondo gráfico para dar respuesta a las necesidades de producción interna del periódico y referenciar el resto del fondo no digitalizado, que se almacenaría físicamente en una custodia externa junto con los originales digitalizados.
Se digitaliza pues para disponer de una imagen con calidad suficiente para reproducir e imprimir en los distintos productos de La Vanguardia y disponer de una imagen de consulta que agilice y facilite la recuperación de unos originales que se trasladan físicamente fuera de las instalaciones de la empresa. Al mismo tiempo la digitalización nos permite preservar aquella parte del patrimonio de mayor valor, objetivo que, probablemente, no justificaría una inversión como la actual por sí sola.
En ningún caso el objetivo ha sido reorganizar la colección ni tampoco diseñar y/o implementar un sistema de gestión de las imágenes sino adaptar el proyecto al sistema de trabajo existente que acabamos de comentar.
El plazo máximo de ejecución se establece en dieciocho meses, lo que obliga a plantear el proyecto como un proceso semiindustrializado, tanto por lo que respecta a la digitalización en si misma como a la selección y descripción de las imágenes. Esta es quizá una de las principales diferencias que podemos observar respecto a otros proyectos de digitalización y que incide tanto en los resultados del proyecto como en el coste final del mismo.
Cuando se inician las conversaciones entre la Dirección de la empresa y el Departamento de Documentación para poner en marcha el proyecto de digitalización surge la necesidad de realizar una cata del fondo con un triple objetivo: obtener datos cuantitativos sobre la tipología y volumen del fondo, obtener una valoración del estado del mismo, y realizar estimaciones sobre el material a digitalizar y material a eliminar a partir de los cuáles enfocar el proyecto.
La cata, llevada a cabo por la empresa Doc6 a lo largo de Julio de 2002, estimó el volumen total de imágenes por soportes en 1.084.000 opacos, unas 67.000 diapositivas, unos 4.257.650 fotogramas de negativos y 2.300 fotogramas de negativos de vidrio. En el análisis del estado del fondo se detectó un volumen considerable de material susceptible de eliminar por su mala calidad. En concreto, todas las telefotos de agencia en papel no fotográfico, en mal estado, así como un porcentaje menor de fotos dañadas y material diverso no digitalizable.
Tomando como referencia los datos de la cata y a pesar del elevado porcentaje de material eliminable se hizo patente, tras una evaluación detallada, la dificultad de ejecutar el proyecto con recursos propios en el período de un año.
En El Mundo Deportivo , otra de las cabeceras del Grupo Godó , se había llevado a cabo un proceso de digitalización similar, habiéndose optado por contratar una empresa externa (AdHoc Synectic Systems) a la que, tras considerar otras opciones, se adjudicó finalmente el proyecto de digitalización.
Para la oferta de subcontratación se fijaron una serie de requisitos de acuerdo a los objetivos del proyecto que la empresa subcontratada debía resolver en mayor o menor grado:
Conservar la organización del fondo
Aplicar los criterios de selección establecidos por La Vanguardia
Aprovechar la documentación existente y completarla siempre que fuera posible de acuerdo a las pautas establecidas al efecto.
Permitir la recuperación de los originales en custodia
Integrar imágenes digitalizadas al sistema de producción durante la ejecución del proyecto
Incorporar sistemas de control de calidad
Incorporar sistemas de normalización de la descripción de la imagen
Consecución objetivos en abril 2004
Con ello se pretendía aprovechar al máximo las ventajas de una digitalización masiva principalmente en los procesos de documentación de las fotografías e identificación de partes del fondo desconocidas hasta el momento, así como compatibilizar la manipulación del archivo gráfico necesaria para llevar a cabo la digitalización con las necesidades de utilización del mismo.
4.3. Etapas del proceso de digitalización
En el diseño del proyecto se intentó cumplir el requisito de minimizar el impacto de la digitalización en el acceso a las imágenes para usos de producción. Para ello, cada etapa del proceso de digitalización debía permitir el acceso a las fotografías y su traspaso a la base de datos corporativa por parte del personal de Documentación. Con este objetivo el proyecto se llevó a cabo en las instalaciones de La Vanguardia (a excepción de los negativos que se digitalizaron en las instalaciones de la empresa externa) y se diseñó a medida una aplicación de gestión y consulta de las imágenes en las distintas fases (selección, digitalización, documentación, almacenaje) antes del traspaso definitivo de la imagen digital a la base de datos corporativa.
En el gráfico siguiente se visualizan de forma simplificada las fases del proceso de digitalización masivo. En él se distinguen a partir de la fase de expurgo y selección, dos flujos distintos, el del tratamiento de los originales por una lado (líneas en naranja) y el de la imagen digital accesible desde el módulo de consulta por otro (líneas en morado).
Proceso de digitalización de opacos y diapositivas
Otras características del proceso de digitalización reflejadas en el gráfico que se tuvieron en cuenta en la fase de diseño fueron:
Digitalización del reverso de la imagen para poder documentar las fotografías en pantalla y prescindir de los originales en el proceso de documentación y agilizar la ejecución del proyecto.
El tratamiento específico de originales, tanto aquéllos seleccionados para digitalizar como los no seleccionados, permitió liberar de forma progresiva el espacio físico del archivo gráfico y afrontar con tranquilidad los plazos previstos para el traslado del periódico a las nuevas instalaciones en abril de 2004.
Alternancia en el orden de los procesos de documentación-digitalización según el soporte.
En el caso de las fotografías en soporte papel o similar se siguió un proceso en tres fases: predocumentación sobre el original, digitalización del anverso y reverso de la fotografía y documentación final sobre la imagen digital.
Se dio un tratamiento diferenciado a los negativos y diapositivas documentados en una base de datos referencial, digitalizándolos primero y vinculando después las referencias a las imágenes digitales a partir del código identificativo de la imagen de forma automática.
Controles de calidad
Se establecieron revisiones semanales de un porcentaje del fondo tratado para supervisar y modificar, en caso de ser necesario, los criterios de selección y expurgo. Se diseñaron controles de calidad de la imagen y entrada de datos además de canales de comunicación para la para revisión de dudas sobre el fondo que se generaban a medida que se avanzaba en el proceso de selección.
Estadísticas de producción, volúmenes, porcentajes de selección, etc. El disponer a diario de las estadísticas de producción permitió controlar dos aspectos básicos del proyecto: la aplicación de los criterios cuantitativos de selección establecidos para las distintas partes del fondo y los costes del proyecto asociados al volumen de imágenes a digitalizar. Ya que se partía de las estimaciones de la cata, las estadísticas de producción permitieron detectar posibles desviaciones de presupuesto relacionados con el volumen de imágenes a digitalizar.
4.4. Éxitos y dificultades del proyecto
Una vez finalizado el proyecto destacamos los que, a nuestro entender han sido los principales éxitos del proyecto así como las dificultades encontradas, relacionadas en su mayoría con las características de conservación y descripción del fondo.
Los principales éxitos del proyecto tienen relación con el diseño específico de una aplicación que respondiera a los objetivos del proyecto y a las condiciones y organización del fondo entre ellos:
Acceso a los originales en todas las etapas de digitalización
Diseño de procesos de acuerdo a las características del fondo
Tiempo mínimo entre inicio y fin de la cadena de digitalización
Envío controlado a custodia (capacidad de recuperación)
Control productividad y estadísticas de selección diarios
En cuanto a las dificultades, la mayoría se encontraron al inicio del proyecto en el momento de equilibrar los procesos y establecer los parámetros de calidad de la imagen. Las principales fueron:
Equilibrio de los procesos
Calidad de las imágenes grises a 8 bpp
Diversidad de sistemas de interrelación con la BDD corporativa
Dificultad en la selección del personal externo
Problemas derivados de la conservación
Datos descriptivos de las imágenes incompletos
En la actualidad se ha seleccionado la totalidad del archivo gráfico excepto un 10% de los negativos cuya digitalización se está previsto finalizar a lo largo del mes de mayo. Se ha finalizado la digitalización del fondo seleccionado y los originales han sido trasladados a la empresa de custodia para su conservación. Aunque las recomendaciones de la cata estimaban como digitalizables un 50% del fondo de procedencia interna y un 25% para el de procedencia externa, el porcentaje final de selección no superó el 30% debido principalmente a la mala calidad de las fotografías.
A pesar de algunas dificultades a las que nos hemos referido con anterioridad, se han cumplido con un nivel de satisfacción alto los requerimientos iniciales y el calendario de ejecución previsto. En las últimas fases de del proyecto se detectó una leve desviación respecto a los datos cuantitativos establecidos en la cata, pero su incidencia en el coste total del proyecto fue irrelevante.
La valoración desde el Departamento de Documentación es positiva especialmente en cuanto nos ha permitido obtener datos nuevos sobre el archivo gráfico (calidad y temática principalmente) basados en la totalidad del fondo.
Este conocimiento se ve enriquecido a diario con el uso, tanto por parte de los documentalistas como de los redactores, de la base de datos de imágenes, que pone al alcance de todos un fondo que hasta el momento era de acceso limitado.
A partir de esta realidad, se distinguen de forma clara dos líneas de trabajo diferenciadas:
Explotación de aquellas imágenes de las que conocemos los derechos de autor y que están correctamente identificadas.
Profundizar en las tareas de selección y documentación de las imágenes en aquellos casos en que es necesario, ya sea porque se han visto modificados los criterios de selección, la documentación es incompleta, requiere normalización, existen errores o imprecisiones.
La digitalización de la Fototeca como proyecto no finaliza con el acceso a las fotografías digitalizadas desde la base de datos sino que el Departamento de Documentación continúa a diario seleccionando los originales que, aunque en número reducido, llegan a Documentación y hay que digitalizar y conservar físicamente. La digitalización se llevó a cabo siguiendo unos criterios de selección que cubriesen un amplio espectro de las necesidades de información del medio. Sin embargo en algunos casos se hace necesario acceder a los originales que no se seleccionaron para digitalizar e incorporarlos en formato digital a la base de datos aunque la calidad sea deficiente o bien digitalizar de nuevo a distinta resolución de la original.
Los cambios tanto a nivel organizativo como tecnológico que hemos comentado a lo largo de estas páginas han supuesto una reestructuración importante en el funcionamiento del Departamento de Documentación en un período de tiempo relativamente corto si lo comparamos con una trayectoria de más de medio siglo sin apenas cambios en los procesos de trabajo. Aunque otros centros de características similares han sufrido transformaciones en la misma dirección, quizá en el caso de La Vanguardia la sensación se ve acentuada por la ruptura que supone respecto a una cultura organizativa (basada en el archivo papel) fuertemente establecida y por el traslado a las nuevas instalaciones de la empresa en Barcelona en abril de 2004.
A lo largo del artículo ya se han mencionado las ventajas que tanto la digitalización como la gestión de las imágenes desde un mismo entorno ha reportado para la organización a nivel de control de la información, mantenimiento del sistema y centralización de servicios principalmente.
El Departamento de Documentación tiene en la actualidad un papel fundamental como gestor del sistema de información corporativo y sus funciones no residen tanto en la recuperación de información sino en la selección y análisis de la misma para su uso inmediato y/o futuro por parte de la organización.
El objetivo de los documentalistas gráficos en un medio de prensa, ya sea sobre un archivo en soporte papel o digital, sigue siendo el de poner las fotografías al alcance del usuario, y para ello lleva a cabo las operaciones de adquisición, selección, análisis, resumen e indización, propias de la cadena documental. No vamos a describir cómo se llevan a cabo cada uno de estos procesos y sí comentar qué cambios se han producido en su desarrollo con el paso al archivo de imágenes digital.
Con la digitalización, la circulación de imágenes en papel fotográfico para la elaboración del periódico impreso se reduce aproximadamente a un 10% del total y supone la práctica desaparición de los procesos manuales sobre el fondo gráfico. La reducción del papel fotográfico implica una disminución del proceso de escaneo de originales para la producción diaria e incide también en una menor pérdida de imágenes tanto para usos de producción como de archivo al desaparecer el tráfico de originales por los distintos departamentos de la organización.
La confluencia de los múltiples canales de entrada de las imágenes existentes en un medio de prensa en un único sistema de almacenaje permite a los documentalistas realizar el proceso de selección de forma mucho más eficiente. El Departamento de Documentación debe trabajar de forma coordinada con los distintos departamentos de la organización, y especialmente con la sección de fotografía, en el establecimiento de criterios de selección de los documentos que permitan distinguir aquéllos que deben pasar a formar parte del patrimonio fotográfico de la organización de los que tienen establecida una fecha de caducidad para su uso a partir de la cual deben ser eliminados del sistema o bien debe limitarse su acceso. Estos criterios se establecen según la procedencia, finalidad de utilización, calidad, tipo de documento y copyright y requieren una constante revisión. Sin embargo, una vez establecida una política de actuación clara ofrecen la posibilidad de explotación del fondo en un grado que difícilmente podíamos conseguir con el archivo en soporte papel.
El aumento del volumen de imágenes que llegan a la redacción por diferentes canales y que hemos visto reflejado en las estadísticas, obliga a dedicar más recursos al proceso de selección y en consecuencia redistribuir el trabajo de los documentalistas. Se hace necesario diseñar sistemas de revisión del fondo de acuerdo a los objetivos de la entidad que permitan establecer procesos de copia off-line o eliminación para evitar el crecimiento ilimitado de los contenidos de la base de datos, ya se realicen éstos tanto de forma manual como automática.
En un medio impreso se utilizan fotografías que difieren mucho entre sí. Por poner un ejemplo, no es lo mismo una fotografía que acompaña a una noticia sobre un acontecimiento local que una imagen promocional de la colección que se distribuye con el ejemplar del domingo. Sin embargo es necesario guardar ambas aunque con distinto criterio: se establecen diferentes niveles de descripción de las imágenes y sólo aquéllas que se consideran patrimonio de la organización son objeto de análisis documental.
Del mismo modo, hasta hace unos años clasificar y guardar las fotografías de las agencias comerciales distribuidas en papel era una tarea indispensable para dar respuesta a las necesidades de información de la redacción, tarea que consumía una parte significativa de los recursos humanos del Departamento de Documentación. Actualmente el acceso a bases de datos comerciales de las agencias por Internet con la posibilidad de compra según necesidades puntuales a un precio asequible, ha disminuido mucho la selección de fotografías de agencia por parte de los documentalistas. La selección se limita prácticamente a las imágenes publicadas que se guardan en su formato original y con la descripción de origen, a la que se añaden palabras clave en castellano para facilitar su recuperación.
Hasta la aparición de los archivos comerciales por Internet era el departamento de Fotografía quien negociaba directamente con las agencias la adquisición de las fotografías. En la actualidad esta función es responsabilidad de los documentalistas como corresponde a los gestores del fondo gráfico, ya que, ¿quién mejor que ellos conoce si está justificada la compra de una fotografía o bien puede darse respuesta a la necesidad de información con el propio fondo?
En la medida que estas bases de datos mejoren incorporando mayor número de imágenes a medida que digitalicen sus fondos, ofrezcan precios más competitivos y sistemas de acceso y gestión de mayor calidad, podemos pensar casi con toda seguridad que la selección de fotografías de agencia desaparecerá. Todo ello sin tener en cuenta un aspecto tan importante como el del copyright.
Una de los principales problemas para la recuperación de la información a la que nos hemos referido con anterioridad es la falta de datos identificativos de las fotografías (cuándo, dónde, quién, qué) que dificultan su reutilización. La identificación de las imágenes de actualidad de producción propia ha mejorado significativamente gracias a la existencia de criterios de selección que obligan a especificar el autor, fecha de toma, lugar y origen de la imagen como requisito para formar parte del archivo gráfico y a la normalización de procesos de trabajo tanto por parte de los fotógrafos como de los documentalistas. A contribuido al cambio, sin duda, la mayor difusión que las imágenes adquieren en la base de datos, aspecto que es especialmente interesante para aquellos fotógrafos freelance cuya tarifa se fija en función del uso que el medio hace de las fotografías.
La dificultades de recuperación se dan sobretodo en el fondo histórico digitalizado sin olvidar que éstas eran aún mayores antes de llevar a cabo la digitalización. El propio soporte de la fotografía, calidad y tipo del papel, color, etcétera lleva información que nos ayuda a contextualizarla y que perdemos con la imagen digital. La mejora de la descripción del fondo realizada a partir de los datos reseñados en el reverso de la fotografía se lleva a cabo a partir de una necesidad de información expresada por usuarios externos o internos.
El disponer de un archivo de imágenes digital ofrece nuevas oportunidades de explotación para la organización. Los documentalistas, como responsables de la gestión del fondo gráfico, tienen un papel importante a desarrollar que no termina en modo alguno con el proceso de digitalización.
Boadas, J; Casellas, Ll.E.; Suquet, MªAngels. Manual para la gestión de fondos y colecciones fotográficas. Girona: Curbet Comunicació Gràfica, 2001. ISBN: 84-95483-304-9.
Fuentes, Eulàlia. ¿En periodismo también una imagen vale mas que mil palabras? [en línea]. "Hipertext.net", núm. 1, 2003. http://www.hipertext.net/web/pag199.htm [Consulta: 02 feb. 2004]. ISSN 1695-5498.
[Proyecto Sepia] : Safeguarding European Photographic Images for Access [en línea]. "http://www.knaw.nl/ecpa/sepia/home.html" [Consulta: 10 feb. 2004]
"Digitisation. A Project Planning Checklist". Arts and Humanities Data Service (AHDS). Copyright 2003. Ultima actualització: 1999. http://www.ahds.ac.uk/creating/information-papers/checklist/index.htm
[1] El proyecto Aurora ya fue objeto de una presentación en las IX Jornades Catalanes de Documentació y de un artículo en El Profesional de la Información así que no va ser comentado en este artículo. [volver]
